La contabilidad es una técnica que se utiliza para el registro de las operaciones que afectan económicamente a una entidad y que produce sistemática y estructuradamente información financiera. Las operaciones que afectan económicamente a una entidad incluyen las transacciones, transformaciones internas y otros eventos.
Lo anterior es la definición de contabilidad de acuerdo con las Normas de Información Financiera emitidas por el CINIF.
El origen de la contabilidad
La contabilidad financiera surge ante la necesidad de contar los bienes de los que disponían las personas y, más tarde, evoluciona para ofrecer información sobre el estado económico de un negocio.
El primer autor sobre esta temática fue el italiano Luca Pacioli, quien ha sido reconocido como el padre de la contabilidad. Él publicó una importante obra sobre la partida doble e introdujo la contabilidad en Italia.
Con el tiempo surgieron normativas en materia contable con el objetivo de permitir a la hacienda pública realizar un control tributario.
Y así apareció la figura del contador o contable en Escocia en el siglo XIX. Normalmente eran abogados que ofrecían servicios de contabilidad a sus clientes; sin embargo, pasados unos años pasó a ser una profesión organizada. El Instituto de Contadores Colegiados en Inglaterra y Gales se creó en 1880.
Desde sus comienzos hasta hoy, la contabilidad ha vivido una importante evolución que casi siempre ha estado acompañada de innovaciones tecnológicas. Y es que la tecnología ha motivado importantes cambios para hacer los procesos contables más completos, fiables y útiles.
La definición de contabilidad
La contabilidad consiste en registrar todas las operaciones económicas para poder saber de dónde ha venido todo lo que la empresa tiene, dónde ha ido y cuánto queda.
Así, mediante la contabilidad, se registran todas y cada una de las operaciones económicas que realiza una entidad, con el fin de poder obtener toda esa información ordenada y agrupada.
Se define la contabilidad como “la parte de las finanzas que estudia las distintas partidas que reflejan los movimientos económicos y financieros de una empresa o entidad”.
Por lo tanto, como se desprende de la definición, de una forma u otra, todos aquellos que “manejen” fondos pueden llevar su contabilidad: una persona, un grupo, una comunidad de propietarios, una asociación, etc.
Es importante señalar que, de los tipos de contabilidad que existen, las empresas están obligadas a llevar una contabilidad de doble entrada, también conocida como sistema de partida doble.
Esta se basa en que no hay deudor sin acreedor; por lo tanto, en cada asiento contable intervienen, al menos, dos cuentas contables: una por el debe y otra por el haber (pérdidas y ganancias). Y la suma de las partidas registradas en un lado debe coincidir con la suma total del otro.
La importancia de la contabilidad
Como hemos dicho, la contabilidad consiste en registrar todos los movimientos económicos de una empresa con la finalidad de elaborar los estados contables de esta.Podríamos decir, entonces, que persigue dos objetivos:
- Ofrecer una imagen fiel del estado del negocio a personas interesadas en ella, tanto a nivel interno como externo, como socios, bancos acreedores, hacienda, inversores, etc.
- Servir como base para calcular los impuestos que correspondan. Es decir, cualquiera puede hacer ver que su empresa va muy bien, pero solo los estados contables dirán si eso es cierto o no.
La información contable es, por tanto, fundamental para la empresa. Permite:
- Conocer cuánto tenemos, cuánto ganamos, cómo lo ganamos, en qué lo gastamos, etc.
- Administrar mejor el efectivo, los inventarios, las cuentas, los gastos, los pasivos…
- Entender el pasado, el presente y prever el futuro de la empresa.
- Tener un conocimiento y control absolutos sobre el negocio.
- Mejorar la toma de decisiones e ir un paso por delante.
Todo esto está en la contabilidad. Por lo tanto, podemos decir sin ninguna duda que es la mejor herramienta para la gestión exitosa de un negocio.
¿Qué se necesita para llevar la gestión contable de una empresa?
Si tu siguiente pregunta es cómo llevar la contabilidad de una empresa, debes saber que vas a necesitar tres cosas:
- Un programa contable: necesitas un software que te ayude a llevar las cuentas de tu negocio de una forma sencilla e inteligente. Que te permita automatizar las tareas más mecánicas y profundizar en los datos claves de tu negocio.
- Los facturas emitidas y recibidas: debes guardar las facturas emitidas o recibidas de manera electrónica durante cinco años, por si viene una inspección.
- Un profesional que lo gestione: cuenta con la ayuda de un profesional que lleve tu contabilidad, cof, cof, cof.. Presente, y te permita centrarte en las otras partes más importantes de tu negocio. Además, disponer de su ayuda y asesoramiento te permitirá hacer crecer tu negocio.
¿Qué profesional debe llevar la contabilidad del negocio?
Un proyecto para una obra debe realizarlo obligatoriamente un técnico colegiado y una escritura pública solo puede hacerla un notario, pero esto no pasa con la contabilidad.
En una empresa puede llevar la contabilidad cualquier persona: es indiferente que forme parte de ella o no, y también que tenga el titulo correspondiente y las actualizaciones correspondientes.
Esto no quita que sea extremadamente conveniente que el propietario esté familiarizado con los conceptos básicos y funcionamiento esencial de la contabilidad.
Es decir que, aunque no se dedique a “mecanizar” datos, es muy importante que tenga unas nociones (aunque sean generales), ya que la contabilidad refleja la situación económica de la empresa y los datos que ofrece son fundamentales para tomar decisiones adecuadamente.
Beneficios de los programas de contabilidad
Estamos en el siglo XXI y la contabilidad se lleva con programas informáticos.
Existen dos tipos de programas contables:
- Los que instalas directamente en tu ordenador.
- Los que están en la nube.
Aunque estos son los más recientes, los programas de contabilidad tienen una serie de ventajas frente a los primeros. Conviene destacar que en ambos necesitas una conexión a internet para trabajar desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo.
Un software de contabilidad te va a permitir en un solo clic, obtener un balance de situación a una fecha concreta, saber lo que te debe un cliente o ver cuál es el beneficio de la actividad actual, entre otras muchas cosas.
Los servicios de contabilidad te permiten ganar eficiencia en el registro de los hechos contables y la elaboración de informes de una forma mucho más simple y rápida.
Estos programas también pueden automatizar diferentes tipos de información: facturación, conexión con bancos, control de inventario, nóminas, activos…
Conclusión
En resumen:
La contabilidad consiste en el registro de las operaciones económicas de la empresa con la finalidad de obtener los estados contables que van a servir para la toma de decisiones o la liquidación de impuestos.
Todas las empresas están obligadas a llevarla salvo las personas físicas acogidas al Régimen de Incorporación Fiscal.
La información que se extrae de ella es muy útil, por lo que muchos emprendedores la llevan aunque no estén obligados a ello.
No es necesario que se encargue de su elaboración a una persona de la empresas, con la tecnologia actual es posible llevar la contabilidad de un negocio desde una oficina remota. Basta con que tenga los conocimientos suficientes y los documentos que la acrediten.
Es muy importante la elección de un buen programa contable que se ajuste a tus necesidades.
